Wir möchten unser Unternehmen jeden Monat ein klein wenig grüner machen.
Zum 30.06.2019 haben wir unseren Rechnungsversand umgestellt. Seit diesem Zeitpunkt verschicken wir den Rechnungsversand elektronisch per E-Mail an alle Kunden, die dieser Versandart zugestimmt haben. Dabei haben wir unseren Kunden die Entscheidung überlassen, welche Variante sie wählen wollen.
Im Folgenden erläutern wir, welche Vorteile wir in diesem Verfahren sehen.
Elektronische Rechnung vs. Papierrechnung
Seitdem 2011 das Steuervereinfachungsgesetz eingeführt wurde, können Rechnungen nicht nur in der ausgedruckten Form, sondern auch auf dem elektronischen Weg verschickt werden. Hierfür gelten die gleichen Vorgaben wie für Rechnungen in Papierform. Das bedeutet z.B., dass sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Außerdem müssen Rechnungen während des gesamten Aufbewahrungszeitraums deutlich lesbar und die Herkunft sowie der Inhalt ersichtlich sein. Neben der Tatsache, dass auf diese Weise viel Papier gespart werden kann, was unser nachhaltiges Arbeiten unterstützt, gibt es weitere Vorteile, die der Rechnungsversand elektronisch mit sich bringt.
Welche Vorteile hat der Rechnungsversand elektronisch?
Der Schriftverkehr per E-Mail hat in den vergangenen Jahren den postalischen Schriftwechsel zunehmend abgelöst. Denn E-Mails erreichen den Empfänger in wenigen Sekunden, während ein Brief mindestens ein bis zwei Werktage benötigt, nach Österreich sogar bis zu drei Tage. Wir können dadurch schneller kommunizieren und reagieren.
Ein weiterer Aspekt ist, wir Rechnungen in digitaler Form direkt an den richtigen Ansprechpartner schicken, sofern wir hierfür eine konkrete E-Mail-Adresse erhalten haben. Dies reduziert Irrläufer, spart Geld und Zeit und man versäumt keine Skontofristen mehr. Weiterhin ist es dadurch möglich den Freigabeprozess zu beschleunigen, indem die zuständigen Beteiligten schneller auf das digitale Rechnungsdokument zugreifen können.
Zudem kann man alle Rechnungen einfacher und unkomplizierter archivieren und hat schnellen Zugriff darauf, wenn man sie zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal einsehen möchte.
Mit einem Klick im Mail-Postfach ist der Rechnungsversand elektronisch versendet.
Sie muss nie ausgedruckt oder in einem Ordner archiviert werden. Mit Backups und Festplatte bleibt die E-Rechnung stattdessen sicher auf dem PC.
Das hat einen entscheidenden Kostenvorteil. So spart der Nutzer bei digitalen Rechnungen viel Geld. Beispielsweise werden die Ausgaben für Briefporto, Druckertinte und -toner, Papier und Ordner reduziert. Betrachtet man ein ganzes Geschäftsjahr kommt hier sehr viel Geld zusammen.
Die EU-Kommission geht dabei von etwa 64,5 Milliarden Euro pro Jahr aus. Heruntergerechnet auf das einzelne Unternehmen sind das etwa 20 bis 35 Prozent Kostenersparnis in Bezug auf die Rechnungsverarbeitung.
In unserem Fall konnten wir tatsächlich 25 % der monatlich ausgedruckten, versendeten Rechnungen einsparen.
Ein wichtiger Beitrag zum Umweltschutz, denn für ein handelsübliches Päckchen Kopierpapier (500 Blatt DIN A4, 2,3 kg) werden 7,5 Kilogramm Holz, 130 Liter Wasser und 26,8 Kilowattstunden Energie benötigt. (Quelle: www.pro-regenwald.de)
Natürlich wissen wir, dass auch die zunehmende Digitalisierung ihren Tribut fordert. Das World Wide Web ist ganz bestimmt nicht Co2-neutral. Ganz im Gegenteil, es produziert jede Menge davon, denn die Server, die dafür betrieben werden, brauchen nun mal Strom. Aber für jedes Argument gibt es ein Gegenargument und die Ressource Holz ist dabei nicht unendlich verfügbar.
Damit kommen wir dem Ziel, jeden Monat ein bisschen grüner zu werden, wieder einen Schritt näher.
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Werden auch Sie digitaler – teilen Sie uns Ihre E-Mail-Adresse für Rechnungen mit!
Damit auch Sie schnellstmöglich Ihre Rechnungen elektronisch per E-Mail erhalten, teilen Sie uns einfach das E-Mail-Postfach mit, an das wir die Rechnungen in Zukunft schicken können. Hierfür können Sie das Formular verwenden und uns ausgefüllt entweder per Fax oder per E-Mail zurückschicken.